José Díaz
Director | Sr.Consultant | Facility Management Practitioner | Project Manager Performer | Workplace Innovator | Change Management Strategist | IFMA MX Board | Certified Facility Manager | IAQ MC | Electrical Inspector
Dentro de una empresa , los procesos corporativos se ven siempre mermados o favorecidos por un factor cotidiano , considerado rutinario, pero en extremo importante ¨Comunicación¨
Para un Facility Manager , la interacción con todas las áreas es parte de su día a día y en esa interacción se esconde un gran secreto a la vista , la calidad de la comunicación con la que se relaciona. La comunicación ofrecida hace que los clientes de un FM (externos o internos) se sientan afortunados o desafortunados de ser atendidos por un área de operaciones, servicios, Facility Management etc. Por ende al sentirse afortunados, se experimenta una sensación de pertenencia y compresión hacia la empresa. Por otro lado, si se sienten desafortunados, puede resultar evidente alguna reacción de rechazo o resistencia hacia el trabajo y colaboración en equipo y como empresa.
Quienes son para un FM esos clientes ( externos e internos ) mencionados? Son los habitantes del inmueble como personal de un equipo de trabajo, de otras áreas o departamentos, a cualquier nivel ( ejecutivo, táctico y operativo ) , los visitantes y los proveedores o contratistas.
La comunicación que desarrolla un FM va más allá de los esquemas tradicionales, trata de romper/entender barreras culturales tanto en las personas como en grupos de trabajo de una misma área o departamentos así como de otros departamentos, debe ser objetiva , práctica y transparente, y se enfoca en transmitir un mensaje de calidad por los medios adecuados para que éste sea claro, conciso, escuchado y entendido , con la intención de influenciar y motivar hacia un cambio colaborativo en beneficio común.
Al realizar diversas actividades , tanto cotidianas como extraordinarias , con ¨n¨ número de responsabilidades y campos multidisciplinarios, la mejor propuesta de un FM es preparar un plan de comunicación que muestre alienación entre el departamento de FM , las metas de las demás áreas y las metas globales de la organización. De ahí se pueden desprender políticas y procedimientos formales pensados en como beneficiar a cada departamento así como a toda la organización en general para que el proceso de interacción fluya con la mayor armonía posible.
Para plantear un plan de exitoso de comunicación , es indispensable considerar factores críticos ( dependiendo del objetivo buscado y sin ser limitativo en la lista):
1.-Personas
2.-Espacios de trabajo/Inmuebles
3.-Necesidades y afectaciones
4.-Factibilidad
5.-Servicio al cliente
6.-Resultado esperado
7.-Plan de retroalimentación y mejora.
Al estructurar un buen plan de comunicación como un área de soporte y servicio, cambiaremos en gran medida la percepción que se tiene sobre nuestro departamento, estaremos fomentado empatía , colaboración y trabajo en equipo ( romper el efecto silo ), la calidad de nuestros servicios se verá incrementada, con mayor aceptación y satisfacción, la coordinación de actividades será armoniosa y con los resultados esperados y la productividad y confort de las demás áreas se verá beneficiada por el soporte que brindemos.
En resumen , tendremos resultados basados en calidad de vida y rentabilidad.
Lo maravilloso de todo esto es que como FM somos los promotores de agentes de cambio y contribuimos en gran medida a esa evolución dentro de las empresas .
Juan José Servín Díaz de León
IFMA Mexico Chapter Secretary y Director de Facilities en PW Transitions.